załatwiał swoje prywatne sprawy w czasie godzin pracy?
wychodził na spotkanie z klientem a docierał na pocztę aby opłacić swoje rachunki?
dorabiał do pensji i prowadził aukcje na allegro zamiast wykonywać powierzone mu zadania?
LIST OD CZYTELNIKA…
W mojej firmie nie zatrudniam dużo osób. Prowadzę działalność handlową na terenie jednego powiatu, dostarczając do szkół i przedszkoli oraz biur artykuły biurowe. Działalność wymaga częstych spotkań z klientami. W przypadku części mojego zespołu handlowców ilość spotkań się nasiliła, nie przekładając się na wyniki. Nie wiem, jak mogę sprawdzić, czy są to rzeczywiste spotkania czy tylko wymówka, aby wyjść z biura. Podobnie z portalami społecznościowymi czy też innymi stronami, które pojawiają się na ekranach pracowników, ale nie wiem, czy są to narzędzia pracy czy prywatnych kontaktów w sieci. Rozważałem instalację kamer, gps-ów w autach, ale sam nie wiem, czy mogę, czy będą to dowody uznane za legalnie pozyskane, wreszcie nie wiem, co zrobić, jeśli udowodniłbym działania prywatne w czasie godzin pracy.
Roman
Czy pracownik, który w czasie pracy wychodzi, aby np. spotkać się z własnym klientem, bądź załatwić prywatne sprawy narusza jakieś przepisy prawa pracy?
Tak, musimy pamiętać, że zawierając umowę o pracę pracownik zobowiązuje się do wykonywania pracy określonego rodzaju na rzecz pracodawcy i pod jego kierownictwem oraz w miejscu i czasie wyznaczonym przez pracodawcę. To jego podstawowy obowiązek. Pracownik narusza go, gdy w czasie pracy spotyka się z klientami własnej firmy, wysyła prywatną korespondencję czy załatwia osobiste sprawy w urzędzie.
Na jakie konsekwencje naraża się pracownik, który w godzinach pracy załatwia prywatne sprawy?
Jeżeli takie działania nie są jednorazowe czy sporadyczne, to pracodawca może wypowiedzieć pracownikowi umowę o pracę lub w wyjątkowych sytuacjach nawet rozwiązać ją bez wypowiedzenia. Na przykład wówczas, gdy pracownik w godzinach pracy regularnie spotyka się z klientami własnej firmy czy też wykonuje zadania na jej rzecz. W takiej sytuacji pracownik rażąco narusza swoje podstawowe obowiązki, a jego działania godzą w interes pracodawcy nawet wówczas, gdy nie można wskazać wymiernej szkody po stronie pracodawcy. Potwierdza to wyrok Sądu Najwyższego z 5 czerwca 2007 roku I PK 5/07. Pracodawca powinien pamiętać, że rozwiązanie umowy o pracę bez wypowiedzenia nie może nastąpić po upływie 1 miesiąca od uzyskania przez pracodawcę wiadomości o okoliczności uzasadniającej rozwiązanie umowy. Oświadczenie pracodawcy o wypowiedzeniu umowy o pracę lub rozwiązaniu jej bez wypowiedzenia powinno mieć formę pisemną i powinno wskazywać przyczynę uzasadniającą rozwiązanie umowy. Przyczyna musi być sformułowana jasno i konkretnie. Ponadto pracownik powinien zostać poinformowany o prawie złożenia odwołania do sądu pracy. Trzeba jednak podkreślić, że pojedyncza „wpadka” pracownika najczęściej nie będzie uzasadniała wypowiedzenia pracownikowi umowy o pracę. Każda tego rodzaju sytuacja powinna być szczegółowo zbadana. Niezależnie od tego pracodawca powinien wiedzieć, że za nieprzestrzeganie przez pracownika ustalonej organizacji i porządku w procesie pracy czy też przyjętego sposobu potwierdzania przybycia i obecności w pracy oraz usprawiedliwiania nieobecności w pracy, pracodawca może również nałożyć na pracownika karę upomnienia lub nagany. Wydaje się także, że pracodawca, w przypadkach, gdy pracownik załatwia osobiste sprawy w godzinach pracy może zmniejszyć odpowiednio wynagrodzenie. Wynagrodzenie bowiem przysługuje za pracę wykonaną. Za czas nie wykonywania pracy pracownik zachowuje prawo do wynagrodzenia tylko wówczas, gdy przepisy prawa pracy tak stanowią. Czyli na przykład w trakcie przestojów powstałych z winy pracodawcy.
Są jednak sytuacje, w których trzeba coś załatwić, np. w urzędzie. Co wówczas może zrobić pracownik? Powinien brać urlop?
Może tak zrobić. Warto jednak wiedzieć, że pracownik może skorzystać z innego rozwiązania. Kodeks pracy przewiduje, że na jego pisemny wniosek, pracodawca może mu udzielić zwolnienia od pracy w celu załatwienia spraw osobistych. Pracownik może odpracować to zwolnienie w następnych dniach, przychodząc wcześniej do pracy lub zostając w niej odpowiednio dłużej. Ograniczeniem są jedynie przepisy dotyczące prawa do odpoczynku. Co ważne, z punktu widzenia pracodawcy czas odpracowania tego zwolnienia nie będzie stanowić pracy w godzinach nadliczbowych. Ten zapis do kodeksu pracy został dodany niedawno. Wcześniej, gdy pracownik zostawał po godzinach pracy w celu odpracowania udzielonego mu zwolnienia na załatwienie spraw prywatnych, było to traktowane jako praca w godzinach nadliczbowych, jeżeli zostały przekroczone dobowe normy czasu pracy. Pracodawca musiał więc zapłacić pracownikowi odpowiedni dodatek do wynagrodzenia. Jak łatwo się domyślić, z tego powodu pracodawcy niechętnie udzielali takich zwolnień. W chwili obecnej ten problem zniknął.
Czy pracodawca może kontrolować, jak pracownik wykorzystuje czas pracy? Na przykład pocztę na służbowym komputerze? Strony internetowe, które odwiedza pracownik?
Niestety, kodeks pracy nie przewiduje żadnych regulacji w tym zakresie, które na przykład zakazywałyby kontrolowania pracownika. Nie wszystko jednak, co nie jest zakazane, jest automatycznie dozwolone. Temat jest trudny. Z pewnością pewne formy kontroli są dopuszczalne. Granice tej kontroli nie mogą być jednak dowolnie szerokie. Ograniczeniem z pewnością będą dobra osobiste pracownika takie, jak na przykład prawo do prywatności, czy też przepisy dotyczące ochrony danych osobowych. W mojej ocenie pracodawca może zablokować na służbowym komputerze pracownika dostęp do niektórych stron internetowych, na przykład portali społecznościowych czy serwisów aukcyjnych. Wydaje się, że może również, jeżeli uprzedzi o tym pracowników i nie zezwoli na używanie służbowych komputerów do prywatnych celów, kontrolować służbową pocztę. Nie tylko z powodu chęci ograniczenia czasu spędzanego przez pracowników na załatwianie prywatnych spraw, ale również w celu kontrolowania, czy poza zakład pracy nie są przesyłane informacje stanowiące tajemnicę przedsiębiorstwa. Pracodawca powinien jednak pamiętać, że nie ma prawa czytać żadnej prywatnej korespondencji pracowników, nawet, jeśli taka trafi na służbową skrzynkę. Naraża się bowiem na odpowiedzialność za naruszenie dóbr osobistych pracownika. W tym zakresie może powstać oczywiście problem, co zrobić, jeżeli na przykład pracownik pozostaje w bardzo dobrych kontaktach z klientem i niejako przy okazji wymiany służbowej korespondencji wspomina o niektórych prywatnych sprawach ze swojego życia. Czy czytając te fragmenty pracodawca narusza prawo pracownika do prywatności nawet, jeśli uprzedzał go o możliwości kontroli służbowej korespondencji? Jak widać różne sytuacje z życia zakładu pracy mogą być niezwykle skomplikowane i niekiedy trudno będzie jednoznacznie rozstrzygnąć, jak w danej sytuacji powinien postąpić pracodawca. W mojej ocenie w tej ostatniej sytuacji ryzyko naruszenia prawa do prywatności pracownika czy tajemnicy korespondencji istnieje.
Czy pracodawca może sprawdzać, jak pracownik korzysta z telefonu służbowego?
Uważam, że w tym wypadku jest podobnie, jak z kontrolą poczty służbowej. Jeżeli pracodawca zakaże pracownikowi używania służbowego telefonu do celów prywatnych i uprzedzi go o możliwości kontroli, to będzie mógł przeprowadzić analizę połączeń wykonywanych przez pracownika. Odsłuchiwanie rozmów prywatnych oczywiście jest niedopuszczalne. Warto wspomnieć o wyroku Sądu Najwyższego z dnia 15 maja 1997 r. I PKN 93/97. Sąd w tym orzeczeniu stwierdził, że korzystanie przez pracownika z telefonu służbowego w celu udziału w grach towarzyskich, narażające pracodawcę na znaczną szkodę, może być zakwalifikowane jako ciężkie naruszenie podstawowych obowiązków pracowniczych (art. 52 par. 1 pkt 1 KP). W okolicznościach tej sprawy pracodawca dokonał analizy połączeń wykonywanych przez pracownika.
Co zrobić, gdy na przykład pracodawca podejrzewa pracownika o jakieś nieuczciwe zachowania? Trudno sobie wyobrazić, że pracodawca będzie uprzedzał podejrzewanego pracownika o tym, że zamierza skontrolować jego pocztę czy komputer.
W tym temacie warto przywołać sprawę, jaka była rozstrzygana przed Europejskim Trybunałem Praw Człowieka w Strasburgu. Trybunał w orzeczeniu z dnia 5 października 2010 roku w sprawie Karin Köpke przeciwko Niemcom (420/07) odrzucił skargę. Orzeczenie zostało wydane w następujących okolicznościach. Skarżąca, pracująca na stanowisku kasjerki w supermarkecie, była podejrzewana przez pracodawcę o przywłaszczanie pieniędzy z kasy. W celu sprawdzenia tych podejrzeń pracodawca wynajął agencję detektywistyczną, która zainstalowała kamerę nie informując o tym skarżącej. Okazało się, że kasjerka w rzeczywistości zabrała kilka razy pieniądze z kasy. Po ujawnieniu tych faktów została dyscyplinarnie zwolniona. Kasjerka wniosła skargę do Trybunału, w której zarzuciła naruszenie art. 8 ust. 1 Europejskiej Konwencji Praw Człowieka i Podstawowych Wolności. Przepis ten stanowi, że każdy ma prawo do poszanowania swojego życia prywatnego i rodzinnego, swojego mieszkania i swojej korespondencji. W ocenie skarżącej zastosowanie niejawnego monitoringu było sprzeczne z tym przepisem. Trybunał uznał, że nie miała racji, a zastosowanie monitoringu było legalne w tych okolicznościach. Zdaniem Trybunału bowiem takie postępowanie pracodawcy było usprawiedliwione uzasadnionym podejrzeniem popełnienia przestępstwa godzącego w jego dobra i podjęte środki zmierzały do wykrycia sprawcy, a cel ten nie mógł być osiągnięty innymi metodami. W tym wypadku Trybunał przyznał rację pracodawcy, ale granica pomiędzy tym, co może pracodawca w korzystaniu ze swoich uprawnień kontrolnych, a prawem do prywatności pracownika nie jest wyraźnie określona. Dlatego pracodawca w tym zakresie powinien być szczególnie ostrożny.
Czy można jawnie monitorować pracowników za pomocą kamer w celu zmotywowania ich do wydajniejszej pracy?
W mojej ocenie jest to dopuszczalne na podobnych zasadach, jak przy innych formach monitoringu. Czyli należy uprzedzić o tym pracownika. Oczywiście kamer nie można instalować w takich miejscach, jak toalety czy szatnie. Pracodawca powinien pamiętać o prawidłowym zabezpieczeniu zapisów monitoringu tak, aby żadna z nieuprawnionych osób nie miała do nich dostępu. Zapisy zawierają, bowiem dane osobowe, które podlegają ochronie na podstawie ustawy o ochronie danych osobowych.
Czy pracodawca może kontrolować kierowców czy przedstawicieli handlowych na przykład za pomocą systemu GPS?
W mojej ocenie tak, pod warunkiem, że monitorowanie odbywa się w trakcie godzin pracy i pracownicy wiedzą, że nie mogą wykorzystywać samochodu do celów prywatnych oraz o stosowaniu przez pracodawcę tego rodzaju kontroli.
W jaki sposób pracodawca powinien określać w zakładzie pracy zasady monitoringu pracowników?
Może wprowadzić odpowiednie regulacje do aktów wewnątrzzakładowych, np. do regulaminu pracy. Regulacje te powinny określać szczegółowo, jakie formy kontroli są stosowane, ich zakres i cele. Pracodawca nie powinien również zapominać o przepisach ustawy o ochronie danych osobowych. W wyniku stosowania różnych form monitoringu pracowników często dochodzi do przetwarzania danych osobowych. Zgodnie z ustawą przetwarzanie danych jest dopuszczalne m.in. wtedy, gdy osoba, której dane dotyczą, wyrazi na to zgodę lub jest to niezbędne dla wypełnienia prawnie usprawiedliwionych celów, realizowanych przez administratorów danych albo odbiorców danych, a przetwarzanie nie narusza praw i wolności osoby, której dane dotyczą. Moim zdaniem najczęściej przetwarzanie danych osobowych, do którego dochodzi w wyniku kontrolowania pracowników będzie dopuszczalne bez konieczności uzyskiwania na nie zgody pracownika. Z uwagi na to, że jest ono niezbędne dla wypełnienia prawnie usprawiedliwionych celów realizowanych przez pracodawców (np. zapobieganiu kradzieżom, lepszemu wykorzystaniu czasu pracy przez pracowników, ograniczaniu czasu, który pracownicy wykorzystują na załatwianie spraw osobistych). W innych wypadkach pracodawca powinien uzyskać od pracownika zgodę na przetwarzanie danych osobowych. Trzeba pamiętać, że taka zgoda nie może być domniemana lub dorozumiana z oświadczenia woli o innej treści. Musi być sformułowana w sposób jednoznaczny. Dobrze byłoby, aby zgoda była wyrażona w formie pisemnej.
Joanna Marcinkowska, Radca Prawny
kancelaria@kancelaria‑fiedoruk.pl
